Archivace BOZP dokumentace: Jaké zákony určují, co a jak archivovat
Přesně stanovit v jednom zákoně způsob vedení a archivace veškeré dokumentace BOZP a požární ochrany nelze. Snažím se však shrnout relevantní právní předpisy, které se archivace dokumentů týkají.
Lékařské prohlídky a posudky dle zákona č. 258/2000 Sb. (§ 40)
Zaměstnavatel ukládá evidenci u všech osob vykonávajících rizikové práce od prvního dne. Evidence obsahuje:
-
jméno, příjmení a rodné číslo,
-
počet směn odpracovaných při rizikové práci (s výjimkou infekčních rizik),
-
datumy, typy a výsledky preventivních lékařských prohlídek,
-
záznamy o zvláštních očkováních a míře expozice,
-
naměřené hodnoty fyzikálních, chemických nebo biologických faktorů (bez uvedení diagnóz).
Tuto evidenci zaměstnavatel uchovává 10 let od ukončení expozice. U rizik jako karcinogeny, azbest nebo biologické agens se doba prodlužuje až na 40 let.
Práce s nebezpečnými chemikáliemi (§ 44a vyhlášky)
Zaměstnavatel pověřený prováděním školení o chemických rizicích (toxických látkách kategorie akutní toxicita 1 nebo 2) vytvoří písemný záznam. Ten musí ukládat 3 roky.
Látky s kategorií akutní toxicity 1 nebo 2 podle CLP (ES 1272/2008) vyžadují evidenci školení a zaměstnavatel ji uchovává minimálně 5 let po ukončení skladování.
Archivace právních dokumentů podle zákona č. 499/2004 Sb.
Zaměstnavatel může uchovávat dokumenty, které mu pomohou hájit práva v případné soudní situaci. I když by měl dokumenty držet alespoň 4 roky (s ohledem na 3leté promlčení), stačí uchovávat pouze ty, které právní předpisy vyžadují po delší dobu.
Osobní složky (kromě potvrzení o délce zaměstnání) uchovávejte minimálně 10 let po skončení pracovního poměru. Doklady o délce zaměstnání (např. zápočtový list) archivujte až 20 let podle zákona o účetnictví. Mzdové a evidenční dokumenty uchovávejte typicky 3–30 let dle specifického účelu a právního rámce.
Provozní deníky a odborné prohlídky kotelny (§ 12 vyhl. 91/1993 Sb.)
Provozovatel kotelny vede provozní deník a záznamy o odborných prohlídkách po dobu minimálně 3 let.
Záznamy o obsluze zdvihacích plošin
Doklady o školení obsluhy vozíků nebo pracovních plošin uchovávejte po dobu platnosti osvědčení.
Provozní dokumentace strojů podle NV 378/2001 Sb.
Uchovávejte ji po celou dobu provozu zařízení. Zahrnuje průvodní dokumentaci, revizní zprávy i revize mimořádné.
Dokumentace VZT I. třídy a plynových zařízení
-
Osvědčení VZT I. třídy musí provozovatel uchovávat po celou dobu provozu.
-
U plynových zařízení a rozvodů uchovávejte provozní deník, technickou dokumentaci a revize minimálně 10 let.
Revize elektrických zařízení podle ČSN 33 1500
Dokumenty o revizích skladujte až do další revize stejného rozsahu. Výchozí revize ukládejte po celou dobu existence zařízení, zejména pokud v ní zůstaly závady.
Závěr
Archivace dokumentů BOZP vyžaduje aktivní přístup. Zákony stanovují přesné lhůty a dokumenty. Pevný systém evidence zajistí, že ochráníte zaměstnance i firmu, a budete připraveni na případné kontroly či právní spory.
